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giovedì 31 ottobre 2013

Archiviazione di un documento digitale: aumento della produttività

L’ archiviazione documentale rappresenta la gestione completa di tutti i documenti, ovvero, informatici e non (digitale ed elettronici ), cartacei (analogici ), fiscali o meno (analogici unici e non ).

 Per l’archiviazione di un documento tramite un archivio elettronico, le soluzioni sono diverse, quali:
-          archiviazione digitale sostitutiva all’interno della propria sede attraverso un software gestionale;
-          archiviazione sostitutiva digitale in outsourcing;
-          archiviazione sostitutiva tramite un servizio online.

Il documento cartaceo, qualsiasi esso sia (fatture, note di credito, ordini ecc. ) viene acquisito in un file sul personal computer, archiviato e conservato, per cui tutta la documentazione attiva prodotta dall’azienda verrà archiviata in modalità automatica, mentre quella passiva, ossia ricevuta dall’esterno, sarà memorizzata e archiviata successivamente tramite data-entry o tool automatici di riconoscimento. I documenti, una volta archiviati, potranno essere consultati solo dalle persone preposte attraverso specifiche password di accesso ai dati.

Il traguardo di una corretta archiviazione è trovare un documento quando se ne ha bisogno. Gli archivi non devono essere un ammasso di carte che si tiene a disposizione delle autorità e delle aziende , perché così vuole la legge. Gli archivi devono svolgere la funzione di aiuto concreto nello svolgimento delle singole mansioni quotidiane di ogni impiegato per qualsiasi tipo di attività.

Infatti nello svolgimento quotidiano delle attività il supporto informativo risulta fondamentale per accelerare il processo decisionale: l’azienda cosi è in grado di prendere decisioni opportune al momento giusto, grazie a tempi di risposta istantanei anche su enormi volumi di dati. La fruizione dei dati è immediata grazie alle interfacce user-friendly e la capacità di esportare i dati nei formati più comuni.
Per cui l’archiviazione digitale di un documento può solo portare enormi vantaggi allo svolgimento delle attività quotidiane di un’azienda: sia nell’organizzare un enorme volume di dati  sia nel poterli reperire nel modo più veloce possibile quando servono.