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giovedì 24 ottobre 2013

Classificazione dei documenti: i supporti da adoperare

In tutti gli uffici tendono ad accumularsi tantissimi faldoni pieni di carte, per tale motivo è importante effettuare una corretta classificazione dei documenti. Conservare i file in formato digitale consente una facile e veloce consultazione in ogni momento, basterà inserire il numero di protocollo e si potrà inviare, stampare o semplicemente leggere a schermo il testo in questione.
Negli enti pubblici, la titolazione di archiviazione è invece obbligatorio per legge, vi è una normativa che spiega come devono essere catalogati i singoli documenti attraverso il titolo, le classi e le sezioni. Tale metodo di conservazione deve essere facile da utilizzare per tutti i dipendenti e deve essere in grado di adattarsi alle diverse esigenze di agenzie pubbliche o private che siano.
La classificazione dei documenti avviene sempre con una metodologia logica che segue un criterio ben preciso e stabilito in precedenza, qualora ci si dovesse trovare ad affrontare delle esigenze diverse, si possono in maniera molto semplice cambiare i parametri di conservazione, l’importante è ricordarsi di condividerli con il resto del team.

Avere dei documenti sempre disponibili in facili supporti di consultazione consente di risparmiare tempo e spazio, perché invece di passare le ore alla ricerca di un documento presente all’interno di un faldone, basterà fare la richiesta al software e restituirà la documentazione richiesta. Molti di questi programmi sono un valido supporto per le aziende, perché oltre a fungere da archivio hanno la possibilità di svolgere molti altri compi. Possono compilare le buste paga dei dipendenti, inviare i documenti sensibili in maniera criptata ad avvocati o commercialisti ed inoltre sono in grado di creare presentazioni e grafici sull’andamento del portafoglio aziendale e sulle risorse tecniche. Per la pubblica amministrazione è fondamentale avere una classificazione dei documenti sempre aggiornata così da poter risalire a tutti i modelli di certificati da compilare o da protocollare.