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venerdì 27 giugno 2014

In che consiste la catalogazione dei documenti


Sia in ambito aziendale sia bibliotecario, la catalogazione dei documenti è un aspetto molto importante che permette non solo di porre ordine tra le diverse risorse documentali, ma anche di etichettarle e renderle reperibili più facilmente in caso di ricerche specifiche.

Tutti credono di sapere cosa sia un catalogo, in realtà si tratta di un concetto complesso dalle molte sfaccettature. Vediamone i principali aspetti.

Un catalogo può esistere in forma cartacea o virtuale ad esempio sottoforma di registro manoscritto oppure volume a stampa, archivio di schede, o complesso di archivi digitali. Il suo scopo è quello di informare quali documenti sono contenuti in un determinato luogo. Tali documenti possono essere (nel caso si parli di una biblioteca): libri, materiali audiovisivi, materiali elettronici, riviste, oppure in ambito aziendale si può parlare di fatture e altri documenti di questo genere.

Il catalogo può essere reperibile solo nel luogo in cui si trova oppure ovunque se conservato su una piattaforma web.

Un catalogo può contenere, come già accennato, diverse informazioni sui documenti in questione come: autore, data e luogo di pubblicazione, descrizione, commenti, follow up delle modifiche (nel caso di cataloghi digitali).

Il processo di catalogazione può essere associato a quello di archiviazione digitale. L’archiviazione digitale è infatti l’atto di registrare virtualmente tutti i documenti di un’azienda attraverso degli appositi scanner che sono in grado di fornire delle copie perfette dei documenti o dei libri scannerizzati. Questo tipo di scannerizzazione permette inoltre di conservare tutte le caratteristiche del formato originale e il suo valore giuridico grazie alla firma digitale.

La catalogazione dei documenti digitale permette di ridurre drasticamente lo spazio e i costi di stoccaggio, nonché di conservare inalterato qualsiasi tipo di documento e di facilitarne la reperibilità.

Per questo un catalogo digitale è uno strumento molto importante che tutti gli organismi statali e non dovrebbero adottare anche per conformarsi alle disposizioni dell’Agenda digitale europea.