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giovedì 18 aprile 2013

Tutto sul protocollo informatico

La gestione dei flussi documentali all’interno delle aziende deve oggi essere necessariamente gestita in maniera informatizzata. È per questo che oggi tutte le aziende e le pubbliche amministrazioni si trovano a dover realizzare un protocollo informatico.  La definizione di protocollo informatico è stabilita nel Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000, art.1).

Realizzare un protocollo informatico vuol dire sostanzialmente certificare la provenienza e la data di acquisizione dei documenti e identificarli in modo univoco.

Per le pubbliche amministrazioni il protocollo informatico è addirittura obbligatorio, ed è prevista per legge la presenza della figura del Responsabile del servizio di protocollo informatico. Lo scopo è quello di rendere più agevole il flusso di documenti, eliminare i vecchi registri cartacei e facilitare l’accesso da parte dei cittadini alle informazioni di cui hanno bisogno. Tutto viene quindi fatto anche in un ottica di aumento della trasparenza delle attività delle pubbliche amministrazioni.

Anche le aziende private però traggono indubbi vantaggi dall’implementazione di un protocollo informatico.  Al giorno d’oggi è praticamente indispensabile per qualunque azienda ottimizzare e snellire i flussi documentali, eliminare gli archivi cartacei e rendere immediata la ricerca e l’accesso ai documenti.

Ovviamente l’implementazione del protocollo informatico non è un’attività semplice e deve necessariamente essere svolta da persone specializzate in questo tipo di attività . Sono diverse le aziende che offrono questo tipo di servizio, occorre solo scegliere quella in grado di offrire il servizio più adatto alle esigenze della propria azienda e soprattutto in grado di personalizzarlo sulla base delle caratteristiche e specifiche esigenze della propria attività lavorativa.